Interview de Julien Tréfeu
Vos collaborateurs n’arrivent pas à s’approprier les nouveaux outils que vous mettez en place dans votre organisation ? Vous constatez que malgré l’existence d’outils « user friendly » et intuitifs, les usages ne décollent pas ? Ces problèmes sont le plus souvent liés au manque de confiance et de pratiques collaboratives au sein de l’entreprise. Pour lever ces freins, de nombreuses techniques issues du monde du théâtre et du cinéma existent. Julien Tréfeu, consultant en conduite du changement et partenaire Jamespot s’est prêté au jeu du questions/réponses afin de vous présenter les bienfaits de l’improvisation théâtrale sur l’appropriation des solutions numériques.
Bonjour Julien. Pouvez-vous nous décrire en quelques lignes votre parcours ?
Je suis consultant spécialisé en conduite du changement dans le cadre de la transformation digitale des organisations. Je travaille depuis 5 ans pour le Cabinet Conseil & Organisation. En parallèle de cette activité, je suis comédien d’improvisation théâtrale au sein de l’EFIT (École Française d’Improvisation Théâtrale) depuis 8 ans et où j’y enseigne également depuis 4 ans.
Vous proposez aujourd’hui une offre d’accompagnement des projets de mise en place de digital Workplace (RSE, outils collaboratifs, communication unifiée,…) basée sur des exercices d’improvisation. Pouvez-vous nous en dire plus ?
J’ai accompagné de nombreux projets de transformation digitale. Et j’ai régulièrement constaté que les problèmes d’appropriation n’étaient pas liés à l’outil mais bien aux pratiques collaboratives au sens large du terme. Techniquement, les solutions informatiques sont pour la plupart, relativement intuitives, « user friendly ». Il est très facile en quelques clics de mettre en place des communautés, de partager des documents et de profiter pleinement de tous les usages que peuvent offrir ces technologies.
Mais les freins sont essentiellement humains voire organisationnels. La collaboration ne se décrète pas et, malgré les prouesses technologiques des éditeurs et l’offre de plus en plus étendue, les collaborateurs n’utilisent l’outil collaboratif in fine que s’ils en comprennent le sens, qu’ils adhèrent au projet de l’entreprise et qu’ils souhaitent activement y participer.
Plus j’étais confronté à ces problématiques, plus l’improvisation théâtrale m’apparaissait comme un levier assez pertinent à exploiter. En effet, comme je l’ai expliqué dans l'une de mes publications, l’improvisation théâtrale fait appel à des compétences qui me semblent être les fondements même de la collaboration. J’ai développé le concept sous le nom de Méthode CLES : la Confiance réciproque, le Leadership tournant, l’Ecoute dynamique, le Sens partagé.
J’ai donc imaginé une offre intégrant l’improvisation théâtrale pour favoriser le développement des pratiques collaboratives au-delà de l’outil.
Concrètement, cela se traduit comment ? Ce sont des prestations similaires à du team building ?
Sur certains aspects, cela pourrait être effectivement apparenté à du team building. On y retrouve l’idée de cohésion et d’esprit d’équipe par le biais du plaisir et de l’utilisation du ludique. Des valeurs recherchées par les entreprises en quête de collaboration.
Mais il est nécessaire d’aller plus loin. Le team building intervient de manière ponctuelle pour travailler sur le collectif. Par l’improvisation et par un travail à la fois collectif et individuel, nous cherchons un effet durable. Nous repositionnons le collaborateur au sein d’une équipe. Par une pédagogie progressive et des exercices ciblés, nous faisons travailler les participants sur les 4 leviers définis plus haut. D’autre part, à la différence du team building, éloigné des problématiques opérationnelles rencontrées par les collaborateurs, les formations que nous proposons alternent l’improvisation, les mises en situation et les connaissances pratiques outils.
Cela permet de ne jamais perdre de vue l’objectif principal qui reste l’appropriation des usages au travers de la technologie mise en place.
Pouvez-vous nous préciser comment vous faites le lien entre improvisation et outil ?
Les valeurs de l’improvisation sont pour moi totalement en adéquation avec celles de l’entreprise dite « collaborative ». En travaillant avec l’impro, on prend donc le bon chemin pour favoriser ces pratiques.
D’autre part, je pense que nous pouvons retrouver la majorité des comportements visés par l’outil dans des actions de la vie de tous les jours et sans ses technologies. Il est assez amusant de « jouer » ces pratiques dans un autre contexte et de voir ce qui marche et ce qui ne marche pas.
Prenons l’exemple de la planification de date (le « doodle ») que l’on retrouve sur beaucoup d’outils aujourd’hui. Le scénario ainsi joué peut être : « convenir d’un rendez-vous avec 20 personnes différentes, chacun ayant des agendas chargés ». Nous mettons en scène cette situation et nous analysons ce qu’il en ressort.
Autres exemples :
- Co-rédaction de document : création d’une recette de cuisine à plusieurs
- Gestion électronique de documents : stockage de cartons dans la cave
- Workflow de validation : un adolescent qui veut sortir et doit le faire accepter à ses parents
- Partage d’une information : le « téléphone arabe » lors d’une soirée entre amis
Lors de la mise en scène, nous caricaturons les potentielles difficultés rencontrées en ajoutant des contraintes (l’emploi du temps d’une des personnes change tout le temps, telle personne ne parle pas français…)
Le fait de mettre en situation ces fonctionnalités de l’outil a plusieurs avantages :
- L’aspect ludique va faciliter l’apprentissage et favoriser l’expérience utilisateur
- Cela permettra la compréhension de la valeur ajoutée de l’outil
- La mise en perspective permet d’identifier les freins qui seront potentiellement les mêmes dans l’outil
- Enfin, il est également possible d’en faire émerger des bonnes pratiques
À quel moment du projet et pour quelle cible l’utilisation de l’improvisation peut-être pertinente ?
Le levier de l’improvisation peut être utilisé à n’importe quel moment du projet car il est pertinent dès que né un nouveau collectif de travail, ou pour accompagner une transformation majeure dans un collectif existant.
Nous intervenons donc dès les phases de cadrage et de recueil de besoin pour challenger la pertinence des choix d’usages déployés et leur priorité ; au moment du déploiement, en complétant ces sessions par des serious game ludiques et personnalisés aux usages. Mais également dans la vie courante des projets, lorsqu’il s’agit d’accompagner la création de nouvelles communautés, la stimulation d’un « pôle des animateurs » (ou community managers) ou encore l’évolution des pratiques pour des collaborateurs impactés par un nouveau processus transverse ou simplement relancer un dispositif d’accompagnement pour des usages précis auprès de tous les utilisateurs.